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J’ai écrit il y a quelques semaines un billet sur les médias sociaux au Japon. Au début des années 80, le mangament des entreprises japonaises apparaissait comme un modèle à suivre, et de nombreuses pratiques ont été importées dans nos entreprises occidentales, jetant les bases de ce qui est aujourd’hui considéré comme le management moderne.
Nous faisons aujourd’hui à nouveau face à un important changement culturel, le besoin d’implémenter dans l’entreprise des pratiques collaboratives tel qu’il commence à se faire sentir deviendra bientôt inévitable. Mais la vie derrière un firewall est souvent infiniment plus structurée et difficile à faire évoluer que l’univers grand public, et bien des initiatives visant à introduire les médias sociaux en entreprise échouent ou restent cantonnées à un département ou un service, faute d’implication de la direction, ou par inertie culturelle. Peut-être est-il temps de jeter -à nouveau- un oeil du côté du Japon.
Tout comme l’espace social japonais, celui de l’entreprise est hautement structuré, et peut de la même manière être shématisé en 3 cercles concentriques. Au centre se tiennent les conversations informelles entre collègues, tandis que le cercle du milieu représentent les relations hiérarchiques ou en mode projet, le cercle extérieur englobant tous les bonjours et signes de têtes échangés avec des gens que vous connaissez à peine. Ce modèle une fois mis en place, que pouvons-nous apprendre pour nourrir la conversation?
Premier cercle: Mettre la machine à café en ligne
Cela a déjà été dit, mais nourrir la conversation signifie souvent simplement la laisser librement circuler entre collègues qui ont déjà l’habitude de trvailler et converser ensemble. Favoriser les échanges informels, voire hors de propos, en ligne, est la meilleure façon d’encourager l’esprit collaboratif. Laissez-les créer des blogs, des wikis et des forums sur n’importe quel sujet. Encourager les employés à utiliser les médias sociaux dans leur vie de tous les jours, et les discussions autour de la machine à café FONT PARTIE de la vie de tous les jours, est facteur de succès.
Cercle médian: Préserver l’intimité
Tout ce que vous écrivez sur internet, de ce côté ou de l’autre du firewall, est quasiment indélébile, ce qui, dans l’univers de l’entreprise, signifie vous retrouver quasiment nu devant vos supérieurs hiérarchiques, ce qui est, intutile de le dire, un frein absolu à l’utilisation spontanée des médias sociaux. Donnez donc le droit à vos employés d’utiliser des pseudos, et de ne dévoiler leur identité qu’à ceux en qui ils ont réellement confiance.
Quel risque y a-t-il? Quasiment aucun. Tout le monde est déjà authentifié et suivi pas à pas dans sa vie en ligne. En cas d’activités suspectes, il suffit de demander à votre service informatique de tracer les logins ou les adresses IP. Par contre, chacun se sentira infiniment plus libre de partager leurs opinions et leurs connaissances.
Cercle médian: Casser les silos
Par pitié, oubliez les plate-formes de médias sociaux orientées communautés. Elles ne font que reconstruire en ligne les silos d’information inhérents à une entreprise structurée. Ouvrez les portes à tous, ou vous risquez de ne jamais savoir qui possède la connaissance dont vous avez désespérement besoin. Permettez aux employés d’engager la conversation avec qui bon leur semble sans restriction, et rendez tout visible à tout le monde. Les communautés qui émergeront naturellement ne seront peut-être pas celles auxquelles vous vous attendez. Non seulement la conversation sera mieux nourrie, mais cela vous aidera à écouter et à suivre ce qui se passe en ligne.
Cercle médian: Impliquer la direction
Beaucoup a été dit sur ce point crucial, je ne m’y étendrai pas.
Cercle extérieur: Encourager la communication synchrone
La quasi totalité de la communication à l’intérieur de l’entreprise est synchrone: réunions, conférences téléphoniques, groupes de travail,… Le seul outil asynchrone couramment utilisé est l’email. Malheureusement, la plupart des médias sociaux sont par anture asynchrones, et il vous faudra mettre en place de nouvelles habitudes de travail dès que vous souhaiterez mettre votre plate-forme collaborative à profit.
Créer régulièrement des sessions synchrones de quelques heures, pendant lesquelles chacun sera en ligne au même moment et utilisera les mêmes outils, vous permettra de développer un esprit communautaire et simplifiera grandement l’adoption des médias sociaux au sein de l’entreprise.
